…Per sapersi presentare: la preparazione dell’incontro.

Dando per scontato che si conosca l’argomento di cui si vorrà parlare (in caso contrario si possono leggere gli articoli dedicati allo studio, nella sezione Web School di questo Magazine), sono quattro gli aspetti da curare nella preparazione dell’incontro.

• Aspetti tecnici e logistici
• Preparazione degli appunti
• Organizzazione degli audiovisivi
• Prova generale (“Dress rehearsal”)

Cominciamo col dire che non esiste una scelta logistica perfetta. La corretta sistemazione dell’ambiente nel quale si terrà il meeting, dipende dagli obiettivi del relatore, in uno specifico contesto. Le alternative più diffuse nel mondo del lavoro sono sei:

• La posizione frontale, che rappresenta il classico stile “cattedratico”. Il relatore è spesso su una piattaforma posta fisicamente più in alto rispetto all’uditorio, per simboleggiare il suo status di esperto. La sola parte visibile del relatore è il talking head, cioè il “mezzobusto che parla”. Questa alternativa permette un forte controllo della situazione per il relatore, ma indica uno stile di comunicazione a “senso unico” e poco coinvolgente. Si prende in considerazione nel caso in cui si voglia ridurre la possibilità di un dibattito o quando l’uditorio è composto da un alto numero di soggetti, per la possibilità di far accomodare tutti.
• La posizione frontale con corridoio centrale. In questo caso, esiste la possibilità che il relatore si possa avvicinare all’uditorio camminando lungo il corridoio, coinvolgendo maggiormente i soggetti.
• La sala a “ferro di cavallo”, è molto diffusa per le riunioni dove l’obiettivo è quello di coinvolgere fortemente l’uditorio. I partecipanti infatti, hanno un contatto visivo fra loro e sono quindi in grado di trasmettere e ricevere una comunicazione che invita ad una partecipazione attiva. Dal momento che, in questo caso, il relatore non è in una posizione di forte controllo dell’uditorio, Se è una persona un pò insicura, o non è in grado di controllare i conflitti fra i partecipanti, è molto più difficile gestire il gruppo in questo caso che non con le sistemazioni precedenti.
• Il Tavolo rettangolare. Soluzione tipica nelle riunioni aziendali, mette in evidenza alcune posizioni caratterizzate da un più alto livello di potere: sono quelle classiche a “capo tavola”. A volte, invece, negli tra management e sindacati, o fra due aziende in trattativa per vendere o acquistare, il leader di ogni delegazione si siede in posizione centrale lungo un lato della tavola: in questo caso, la posizione di potere diventa quella centrale, perché i due “capi” si trovano così uno di fronte all’altro.
• Il Tavolo rotondo. Non prevede posizioni dominanti ma implica un senso di uguaglianza, di divisione “democratica” del potere, una conversazione amichevole dove tutti hanno uguale peso ed autorità.
• Il Meeting garden, letteralmente “giardino d’incontro”, è una soluzione nuova nel modo di intendere la comunicazione interpersonale a scopo didattico. In un ambiente protetto, al riparo da disturbi del mondo esterno, vengono riprodotte ambientazioni naturali (scenari esotici o altro) per simulare contesti lontani dai luoghi stressanti da cui si proviene. Si crea, così, una sorta di biosfera multimediale in cui realizzare le migliori condizioni di ascolto e di partecipazione (Poltrone comode, pareti arredate a sfondi paesaggistici, vegetazione, angolo bar e catering, ventilazione discreta ma efficiente, etc.).

1. Posizione delle sedie per i partecipanti.
2. Piano d’appoggio per scrivere.
3. Distanza fra la prima fila ed il relatore.
4. Tavola o cattedra per il relatore.
5. Attrezzatura tecnica multimediale.
6. Climatizzazione.
7. Illuminazione.
8. Acustica

Una delle principali condizioni per il successo dell’esposizione, è quella di “prepararsi” adeguatamente, avendo il tempo per fissare rivedere le idee da proporre. È chiaro che, nonostante tutto, può essere difficile o, addirittura, controproducente, parlare “a braccio” (soprattutto per quanto riguarda il rispetto dei tempi espositivi) per cui, la cosa migliore è quella di preparare uno schema che funga da filo conduttore e “costrittore” (per non divagare) fra i vari punti che si andranno ad analizzare. L’importante è che si rispettino tre principi:

1. Fornire dati sicuri ed aggiornati;
2. Sforzarsi di dire cose nuove e personali;
3. Prevedere tutte le possibili critiche alle proprie tesi, in modo da prepararsi a rispondere.

Nella stragrande maggioranza dei casi è meglio evitare di leggere il discorso, ma avere appunti con parole e concetti chiave. In alcuni momenti ufficiali, quando il relatore deve pronunciare un discorso che contiene stralci di una legge o deve citare un testo, potrebbe essere necessario leggere, per evitare di sbagliare improvvisando. Nel caso in cui esista la necessità di leggere un testo, bisogna avere cura di enfatizzare molto il tono della voce, cambiandolo per sottolineare i passi principali, facendo delle pause ed anche controllando il contatto visivo con l’uditorio, per coinvolgere maggiormente chi ascolta. Sarebbe meglio scrivere i propri appunti in forma di parole chiave in stampatello o stamparli col computer con caratteri grandi. In questo modo non si è obbligati ad osservare con troppa attenzione, si lascia spazio all’assemblaggio creativo delle idee e si può avere un contatto visivo diretto con l’uditorio.

Per riuscire a creare un impatto multimediale ai partecipanti e consentire di imprimere meglio i messaggi nella mente di chi partecipa all’incontro, è bene preparare una presentazione che tenga conto di stimolazioni acustiche e ottiche che inducano un’attivazione dell’attenzione.

Disegni, grafici, immagini, video, è bene che sostituiscano lunghi elenchi di termini e numeri. Nel caso le informazioni da proporre siano ad elevato contenuto numerico statistico, si può convertire il tutto in grafici “torta” o “istogrammi”.

Dopo aver preparato tutto, è bene provarne l’esposizione con qualcuno che si presti come pubblico e avendo a disposizione la possibilità di riprendersi con una videocamera. Si potranno ascoltare i commenti degli astanti e raffrontarli con le proprie impressioni dopo essersi rivisti. Servirà a migliorare l’impatto comunicativo (che approfondiremo, comunque, nei prossimi capitoli). Da ultimo, ma da non trascurare, bisogna recarsi sul posto della riunione, qualche giorno prima dell’impegno, per poter conoscere bene tutti i particolari che torneranno utili, al momento opportuno. In questo modo, anticipando mentalmente quello che accadrà e cercando soluzioni a possibili problemi, si realizzerà quello che in psicoterapia si chiama “abreazione”, cioé anticipazione mentale di un impegno con la finalità di “sciogliere” le tensioni correlate.

Arrivederci al prossimo lavoro che avrà come titolo “Lo stile della presentazione”